Cách thức nhớ chi tiết thông tin về khách hàng

Việc một nhân viên bán hàng cần làm đầu tiên là phải nhớ chi tiết tất cả thông tin về khách hàng.

1. Đó là những thông tin gì?

Khi lần đầu tiên chúng ta tiếp xúc một người (nên nhớ là một người chứ chưa phải là một khách hàng), để có thể tiếp tục duy trì mối quan hệ với người đó, chúng ta cần phải nhớ chi tiết tất cả thông tin về người đó. Vậy những thông tin ấy là gì? Đó là những thông tin về:

– Ngôn từ (lời nói hay chữ viết, …).

– Hình ảnh (ánh mắt, cử chỉ, hành động, …).

– Ngữ điệu (giọng nói ra sao, âm thanh gì xảy ra lúc đó, …).

– Thời gian (gặp nhau lúc mấy giờ, …).

– Hoàn cảnh (địa điểm gặp, người đó từ đâu tới, sống trong hoàn cảnh như thế nào, …).

2. Tại sao cần phải nhớ những thông tin đó?

Như tất cả các bạn đều biết, bản thân ngôn từ bao giờ cũng chứa đựng nội dung thông tin. Theo như triết học thì ngôn ngữ là cái vỏ vật chất của tư duy. Các bạn nên nhớ rằng “cái vỏ” chứ không phải “cái ruột”, cho nên cần phải phân tích ngôn từ chúng ta mới tìm ra “cái ruột” của thông tin. Nhưng để có thể giúp cho công tác phân tích thông tin đầy đủ, và chính xác, chúng ta cần phải ghi nhớ đầy đủ, và chính xác thông tin. Việc chỉ nhớ ngôn từ không đủ dữ liệu để phân tích thông tin, nên chúng ta cần phải ghi nhớ thêm hình ảnh, ngữ điệu, thời gian, hoàn cảnh nữa. Một người nhìn ta bằng ánh mắt đắm đuối, ươn ướt khi nói “I love you” sẽ khác một người cũng câu nói ấy mà nhìn bằng ánh mắt khác. Và ngữ điệu cũng vậy. Nó sẽ cung cấp cho ta nhiều thông tin hơn khi đánh giá một con người. Một giọng nói có thể mang cho bạn cảm giác an toàn (lòng tin), sự cảm mến (tình cảm), và hiểu về con người đó (như tính cách chẳng hạn). Tôi sẽ trở lại phân tích sâu hơn những thông tin trên cung cấp cho chúng ta điều gì ở những bài viết sau, ở bài viết này bạn chỉ nên hiểu ở mức độ này mà thôi. Khi tôi ghi nhận một thông tin, tôi hay ghi lại thời gian xảy ra thông tin đó. Việc làm đó tưởng như đơn giản nhưng sẽ trở nên rất quan trọng nếu bạn cần. Ví dụ bạn đọc được một mẩu tin về giá vàng ngày hôm qua, tất nhiên bạn sẽ nghĩ rằng giá đó hôm nay có thể thay đổi. Một anh chàng nói yêu bạn khi còn sinh viên, có bao giờ bạn đặt một câu hỏi liệu anh ta còn yêu mình khi ra trường, hay lúc về già không nhỉ. Thời gian thay đổi độ chính xác của thông tin cũng thay đổi theo. Tôi có quen hai người bạn, khi anh ta và cô ta cùng đi hợp tác lao động ở Nhật thì họ yêu nhau rất thắm thiết. Chàng trai thề non hẹn biển với cô gái. Nhưng khi trở về Việt Nam thì anh ta lại quen cô gái khác. Khi hỏi ra thì mới hay vì thời gian sống ở Nhật cô đơn nên anh ta mới yêu cô gái ấy. Khi ai đó nói cho bạn một thông tin, có bao giờ bạn hỏi người ta rằng thông tin đó ở đâu không. Hoàn cảnh tiếp nhận thông tin rất quan trọng, nhiều khi nó giúp bạn nhận ra chính xác nội dung thông tin đó.     

3. Cách để nhớ những thông tin đó như thế nào?

Bạn không phải thần thánh và tôi cũng vậy, chính vì vậy để có thể nhớ chi tiết tất cả các thông tin đó chúng ta cần có một phương pháp. Mà nếu như bạn có là thần thánh, tôi khuyên bạn cũng không nên cái gì cũng nhét vào đầu mình, bởi vì nếu làm vậy bạn sẽ khó phát huy tính sáng tạo, và nhanh nhạy. Vậy thì chúng ta phải làm sao để nhớ tốt?

– Thứ nhất để có thể nhớ tốt, bạn phải biết hệ thống hóa thông tin. Việc hệ thống hóa lại thông tin cần nhớ bao gồm một chuỗi những công việc sau: chọn lọc thông tin cần nhớ => phân loại => sắp xếp lại một cách có hệ thống. Tôi lấy ví dụ, giả sử bạn có 10 người bạn. Bạn lập một thư mục tổng chứa 10 thư mục con, mỗi thư mục con chứa thông tin về một người. Trong thư mục của mỗi người bạn lại lập ra nhiều thư mục khác nữa (như thư mục thông tin về người đó, thư mục về những cuộc trao đổi giữa bạn và người đó …). Cũng có thể bạn lập ra nhiều file Excel, hay dùng một phần mềm nào đó, đôi khi bạn lại ghi chú vào một cuốn sách … Cách làm như thế nào tùy thuộc vào khả năng sáng tạo, và kiến thức của mỗi người. Bạn hãy chịu khó suy nghĩ và tìm ra cách. Tuy nhiên nên nhớ rằng làm sao để khi muốn tìm thông tin là tìm được liền, thông tin càng sắp xếp có hệ thống thì việc nhớ thông tin càng dễ thực hiện.

– Thứ hai để có thể nhớ tốt và nhớ nhiều bạn phải biết lưu giữ thông tin. Tôi thường lưu giữ thông tin ở nhiều nơi (để tránh mất mát), và bằng nhiều hình thức như mail, blog, máy tính, USB, sổ tay, …

– Thứ ba để có thể nhớ nhiều và nhớ tốt bạn phải luôn mang bên mình phương tiện lưu giữ thông tin. Hiện nay máy tính, điện thoại khá phổ biến cũng góp phần vào công việc này khá nhiều, tuy nhiên dù hiện đại đến mấy nhiều khi lại không bằng phương pháp thô sơ. Tôi đi đâu thường hay mang theo cây viết và sổ tay (hay tờ giấy). Cứ muốn nhớ, hay nảy ra ý tưởng gì tôi lại ghi vào; và cứ quên gì thì tôi lại lật sổ tay ra xem. Nhờ thực hiện phương pháp này thường xuyên mà hiện nay tôi nhớ rất nhiều thứ, và cảm thấy mình có rất nhiều sáng tạo. Cuốn sổ tay vô tình trở thành một bộ nhớ thứ hai của tôi.

Sau khi học xong bài học này, tôi khuyên bạn nên bắt tay vào thực hành nó ngay ngày mai. Thứ nhất lập ra một danh sách các bạn bè, và hệ thống những thông tin về họ. Thứ hai lưu giữ nó làm nhiều bản, dưới nhiều hình thức. Thứ ba ngay ngày mai hãy đi sắm cho mình một cây viết và một cuốn sổ tay. Hết cuốn sổ tay này thì mua cuốn sổ tay khác, sau khi ghi vào sổ tay thì nên biên soạn nó lại và lưu dưới dạng khác. Để trở thành người bán hàng chuyên nghiệp bạn ít nhất phải có hai địa chỉ mail. Bắt đầu từ mai hãy suy nghĩ nên đặt tên địa chỉ mail của mình là gì để không chỉ mình mà mọi người đều dễ nhớ. Password của mail không nên rườm rà, vì thực ra chỉ có lưu giữ trong đầu bạn thì độ bí mật mới cao mà thôi, tất cả những gì đưa lên mạng khó tránh khỏi mất mát và rò rỉ thông tin.

Chat Master Club

21/09/2009

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: